dokumenty

Kto musi składać JPK?

Jednolity Plik Kontrolny, czyli JPK, to standaryzowany zbiór danych, który generuje się z systemów informatycznych i przekazywany jest co miesiąc do właściwego urzędu skarbowego. Pierwszymi państwami, które wprowadziły taką formę rozliczania się ze skarbówką były Portugalia, Francja, potem Niemcy i Luksemburg. Plik ten, który od każdego przedsiębiorcy zbiera dane w ten sam, uniwersalny sposób, ma za zadanie usprawnić kontrole i zapobiegać nadużyciom  w zakresie VAT.

Forma JPK

Plik ten to generowany automatycznie dokument w formacie XML (Extensible Markup Language). Prawidłowo wygenerowany plik powinien zawierać zestawienie operacji zakupu i sprzedaży, które odbyły w się w danym miesiącu.  Ministerstwo Finansów wymaga od przedsiębiorcy, aby dokument spełniał normy oraz zgadzał się podanym szablonem. Dzięki temu obojętnie, z jakiego programu korzysta przedsiębiorca do księgowania swoich faktur, plik zawsze będzie wyglądał tak samo.

JPK — kto musi składać ten dokument?

JPK dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy są zarejestrowani jako czynni płatnicy podatku VAT. Nie ma tu znaczenia, czy firma to jednoosobowa działalność gospodarcza, czy też ogromna korporacja. Warto również zaznaczyć, że od 1 stycznia 2018 wszyscy podatnicy mają obowiązek prowadzić księgowość w formie elektronicznej, więc i JPK musi być wysłany elektronicznie.

Czy w wyjątkowych sytuacjach można JPK złożyć w formie papierowej?

Niestety, nie ma takiej możliwości. Żadna przyczyna nie usprawiedliwi formy papierowej. Według przepisów dopuszczalne są formy:

1. Złożenie w Urzędzie Skarbowym (może być jakikolwiek) płyty CD-DVD lub dysku prenośnego z nagranym plikiem.

2. Wysłanie pocztą płyty lub dysku — liczy się wtedy data nadania. Warto skorzystać z przesyłki poleconej z potwierdzeniem odbioru.

Jeśli przedsiębiorca nie korzysta z usług biura księgowego, może skorzystać z programu Ministerstwa Finansów: https://inlogica.com/pl/posts/2 Taki dokument musi być podpisany profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Termin złożenia JPK to 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu, którego deklaracja dotyczy. Prekroczenie tego terminu skutkuje odsetkami i karami skarbowymi. Mandat za niezłożenie deklaracji to minimum 3010 zł.

Uwaga! Nawet jeśli Vat rozliczmy kwartalnie, JPK musi być składany co miesiąc!

Jakie elementy musi zawierać JPK VAT?

Każdy plik musi mieć nagłówek, gdzie znajdą się dane identyfikujące przedsiębiorcę. Następnie są sekcje: merytoryczna,  zawierające informacje o wszystkich operacjach gospodarczych, potem – zawierająca sumy kontrolne. Wszystko to, aby można było sprawdzić, czy plik zawiera pełny zestaw danych zgodnie z zestawieniem. Taki układ danych pozwala również na szybkie i sprawne przeprowadzenie kontroli, tzw. krzyżowych, gdzie sprawdza się zarówno sprzedawcę, jak i nabywcę konkretnej transakcji. Poszczególne elementy pliku zmieniają się, gdy Ministerstwo nakłada nowe obowiązki na podatnika. Dlatego tak ważne jest stałe śledzenie rozporządzeń MF oraz bycie na bieżąco ze wszystkimi przepisami dotyczącymi VAT krajowego, jak VAT-UE.

 

Generowanie JPK w programie księgowym

Teoretycznie, każdy program księgowy służący do ewidencji i obsługi dokumentów finansowych oferuje podstawową możliwość wygenerowania oraz sprawdzenia wygenerowanych plików JPK. Powinien on być również edytowalny, aby można było nanieść poprawki i wykluczyć błędy. Niestety, ręczne sprawdzanie tak wielkiego pliku często prowadzi do jeszcze większego zamieszania i błędów. Stąd, dobrze jest dysponować specjalistycznym oprogramowaniem lub współpracować ze specjalistycznym doradztwem specjalizującym się w JPK.

500 zł za każdy błąd

Ustawodawca zaplanował ewentualność nałożenia kary na przedsiębiorcę za każdy błąd, który znajdzie się w JPK. A czesto pomyłki się zdarzają i niemal w 99 procentach są błędem ludzkim. Jest niewłaściwa data na fakturze lub zaksięgowanie FV podwójnie. Zdarzyć się też może pomyłka w numerze NIP lub zadekretowanie dokumentu w zły okres rozliczeniowy. Niestety, wielu tym błędom sprzyjają algorytmy programów księgowych, które czasem nie nadążają za pomysłami fiskusa.

Aby uniknąć takich sytuacji, a co za tym idzie kłopotliwych — kontroli urzędników w Twojej firmie, skorzystaj z możliwości sprawdzenia swojego pliku w naszej firmie.